Tuân thủ đúng thời hạn nộp tờ khai và báo cáo thuế là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính không đáng có. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn giữa thời hạn kê khai theo tháng và theo quý.
Trong bài viết dưới đây, PixConsulting.vn sẽ hệ thống lại đầy đủ các mốc thời gian quan trọng để bạn dễ dàng theo dõi và thực hiện đúng quy định.
Tầm quan trọng của việc báo cáo thuế định kỳ
Báo cáo thuế là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với mọi tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất – kinh doanh tại Việt Nam. Đây không chỉ là hình thức kê khai thông tin liên quan đến thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, đầu ra và các nghĩa vụ thuế khác, mà còn là căn cứ quan trọng để cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt tình hình tài chính, kinh doanh thực tế của doanh nghiệp.
Việc thực hiện báo cáo thuế định kỳ mang nhiều ý nghĩa thiết thực:
- Tuân thủ quy định pháp luật: Báo cáo thuế đúng thời hạn là trách nhiệm pháp lý được quy định tại Luật Quản lý thuế.
- Minh bạch tài chính, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp: Báo cáo thuế đầy đủ và chính xác giúp xác định đúng số thuế phải nộp, tránh tình trạng nộp thiếu, nộp thừa hoặc phát sinh các khoản xử phạt không cần thiết.
- Tạo dựng uy tín và nâng cao khả năng tiếp cận chính sách ưu đãi: Doanh nghiệp có quá trình tuân thủ tốt nghĩa vụ thuế thường được cơ quan chức năng đánh giá tích cực, từ đó có cơ hội tiếp cận nhanh chóng các chính sách hỗ trợ, ưu đãi thuế của Nhà nước.
- Hỗ trợ công tác thanh tra, kiểm tra và phòng ngừa rủi ro pháp lý: Báo cáo thuế là cơ sở để cơ quan thuế thực hiện các hoạt động kiểm tra, đối chiếu và đánh giá tính chính xác của quá trình kê khai. Thực hiện báo cáo trung thực, đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về pháp lý, đồng thời phòng tránh các hệ lụy tiêu cực có thể phát sinh trong tương lai.
Tóm lại, báo cáo thuế không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật, mà còn là công cụ quản trị tài chính hiệu quả, góp phần bảo đảm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra ổn định, minh bạch và phát triển bền vững.
Các loại tờ khai thuế, báo cáo thuế cần nộp
Kể từ thời điểm chính thức đi vào hoạt động, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật thuế hiện hành. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, quy mô và tình hình sản xuất – kinh doanh thực tế, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều loại thuế khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam đều phải thực hiện kê khai và nộp các loại báo cáo, tờ khai thuế phổ biến sau đây:
- Lệ phí môn bài: Đây là nghĩa vụ thuế đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thời hạn nộp lệ phí môn bài thường là trước ngày 30/01 của năm đầu tiên thành lập.
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT): Được nộp theo tháng hoặc quý, tùy thuộc vào doanh thu năm trước liền kề hoặc theo đăng ký. Đây là loại thuế gián thu, đánh vào phần giá trị tăng thêm trong quá trình cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
- Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ và kê khai thuế TNCN đối với thu nhập chịu thuế của người lao động. Hoạt động kê khai được thực hiện theo tháng hoặc quý và quyết toán vào cuối năm tài chính.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Nhằm quản lý chặt chẽ việc phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lập báo cáo này định kỳ theo quý hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế.
- Báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Cuối mỗi năm tài chính, doanh nghiệp phải lập và nộp báo cáo tài chính kèm theo tờ khai quyết toán thuế TNDN. Đây là cơ sở pháp lý để xác định nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh.
Trong một số trường hợp đặc thù, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm các nghĩa vụ thuế khác như: thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu… Khi đó, doanh nghiệp phải lập tờ khai và nộp bổ sung theo quy định tương ứng.
Trên thực tế, không ít doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ – vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc nắm bắt đầy đủ các loại tờ khai cần nộp, xác định đúng thời hạn kê khai hoặc cập nhật kịp thời các thay đổi từ chính sách thuế. Tình trạng kê khai sai, nộp thiếu hoặc bỏ sót nghĩa vụ thuế vẫn diễn ra phổ biến, dẫn đến hệ lụy là bị phạt chậm nộp, ảnh hưởng đến uy tín, chi phí vận hành và khả năng tiếp cận tín dụng, đối tác.
⇒ Nếu bạn đang gặp vướng mắc trong quá trình kê khai và nộp thuế, hãy truy cập pixconsulting.vn hoặc liên hệ ngay hotline 0981.530.990 để được đội ngũ chuyên gia tại Pix hỗ trợ tư vấn, rà soát và đồng hành pháp lý trọn gói.
Hình thức nộp tờ khai, báo cáo thuế
Theo quy định hiện hành của pháp luật thuế, các tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai và nộp báo cáo thuế theo quý có thể thực hiện nghĩa vụ thuế thông qua một trong hai hình thức sau:
- Nộp báo cáo thuế bằng phương thức điện tử: Doanh nghiệp thực hiện kê khai và gửi báo cáo thuế thông qua hệ thống khai thuế điện tử của cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đây là phương thức được khuyến khích nhằm tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Nộp báo cáo thuế trực tiếp tại cơ quan thuế: Trường hợp không thực hiện được phương thức điện tử, người nộp thuế có thể lựa chọn hình thức nộp báo cáo thuế trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý.
Người nộp thuế cần bảo đảm việc lựa chọn và thực hiện đúng hình thức nộp báo cáo, tuân thủ thời hạn quy định để tránh phát sinh vi phạm và chế tài hành chính liên quan.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành, thời gian nộp hồ sơ khai thuế được quy định như sau:
Kê khai và nộp lệ phí môn bài
a) Thời hạn nộp
Doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai lệ phí môn bài trước ngày 30/01 của năm liền kề sau năm thành lập.
- Doanh nghiệp chỉ cần nộp tờ khai lệ phí môn bài một lần duy nhất trong suốt quá trình hoạt động, trừ các trường hợp:
- Thay đổi vốn điều lệ dẫn đến trường hợp thay đổi mức lệ phí môn bài;
- Thành lập đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
- Chấm dứt hoạt động đối với các đơn vị phụ thuộc nêu trên.
b) Mức lệ phí môn bài
Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP, mức lệ phí môn bài được xác định dựa trên vốn điều lệ ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
| Bậc | Vốn điều lệ/Vốn đầu tư | Mức lệ phí môn bài |
| 1 | Trên 10 tỷ đồng | 3.000.000 đồng/năm |
| 2 | Từ 10 tỷ đồng trở xuống | 2.000.000 đồng/năm |
| 3 | Chi nhánh, VPĐD, địa điểm KD, đơn vị khác | 1.000.000 đồng/năm |
c) Miễn lệ phí môn bài trong một số trường hợp
- Doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên.
- Doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh sẽ được miễn lệ phí môn bài trong 3 năm đầu tiên kể từ thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Trong thời gian được miễn, nếu thành lập thêm chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh thì các đơn vị phụ thuộc này cũng được miễn lệ phí môn bài.
Hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân
Tùy thuộc vào quy mô doanh thu và tính chất hoạt động, doanh nghiệp sẽ thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tháng hoặc theo quý.
a) Đối tượng kê khai thuế GTGT
- Theo quý:
- Doanh nghiệp mới thành lập;
- Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm liền kề trước từ 50 tỷ đồng trở xuống.
- Theo tháng:
- Doanh nghiệp có tổng doanh thu của năm trước trên 50 tỷ đồng;
- Doanh nghiệp kê khai theo quý nhưng có văn bản đề nghị chuyển sang kê khai theo tháng.
b) Đối tượng kê khai thuế TNCN
- Theo quý:
- Phát sinh thuế thu nhập cá nhân dưới 50 triệu đồng;
- Doanh nghiệp đang kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý.
- Theo tháng:
- Phát sinh thuế thu nhập cá nhân trên 50 triệu đồng;
- Doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề không chịu thuế GTGT.
c) Thời hạn nộp tờ khai
- Theo tháng: Chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo, sau tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Theo quý: Chậm nhất ngày 30 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
Lưu ý: Dù có hoặc không phát sinh doanh thu, khấu trừ thuế, doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp tờ khai thuế đúng hạn.
Hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
- Trong năm: Doanh nghiệp tự tạm tính và nộp thuế TNDN hàng quý (nếu có phát sinh), không phải nộp tờ khai theo quý, hạn nộp tiền thuế là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.
- Theo năm: Hồ sơ quyết toán thuế TNDN phải nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm tài chính (thường là 31/03 nếu theo năm dương lịch).
Báo cáo thực trạng sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Do đó, doanh nghiệp không còn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, trừ 2 trường hợp đặc biệt:
- Trường hợp sử dụng hóa đơn đặt in do lỗi hệ thống không thể cấp mã điện tử;
- Doanh nghiệp thực hiện chia, tách, sáp nhập, giải thể hoặc chuyển đổi sở hữu.
Một số thời hạn khai và nộp thuế khác theo Luật Quản lý thuế
| Trường hợp | Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế |
| Thuế khoán của hộ kinh doanh năm kế tiếp | Chậm nhất 15/12 của năm trước |
| Hộ cá thể mới kinh doanh | Hạn nộp là trong vòng 10 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động |
| Khai thuế theo từng có lần phát sinh nghĩa vụ thuế | Trong vòng 10 ngày kể từ thời điểm phát sinh |
| Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động kinh doanh hoặc tổ chức lại | Chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ thời điểm xảy ra sự kiện |
| Quyết toán thuế TNCN cá nhân trực tiếp quyết toán | Chậm nhất 30/04 năm kế tiếp |
Mức phạt trong trường hợp chậm nộp tờ khai và báo cáo thuế
Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan khác nhau mà doanh nghiệp có thể chậm thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành đã có quy định rõ ràng về các mức xử phạt đối với hành vi chậm nộp tờ khai thuế, báo cáo thuế và lệ phí môn bài. Dưới đây là tổng hợp chi tiết căn cứ theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP:
Cách tính tiền phạt khi chậm nộp lệ phí môn bài
Trường hợp doanh nghiệp chậm nộp tiền lệ phí môn bài, khoản tiền chậm nộp sẽ được tính theo công thức sau:
- Số tiền phạt chậm nộp phải đóng = Mức lệ phí môn bài x 0,03% x Số ngày chậm nộp
Trong đó:
- 0,03% là mức tính tiền chậm nộp theo ngày (tương đương 0,03%/ngày),
- Số ngày chậm nộp tính từ ngày hết hạn đến ngày thực tế nộp.
Mức phạt trong trường hợp chậm nộp tờ khai thuế
Hành vi chậm nộp tờ khai thuế (bao gồm: thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN và lệ phí môn bài) sẽ bị xử phạt theo khung thời gian vi phạm như sau:
| Thời gian chậm nộp tờ khai | Mức phạt áp dụng |
| Từ 01 – 05 ngày | Cảnh cáo (nếu có tình tiết giảm nhẹ hoặc vi phạm lần đầu) |
| Từ 06 – 30 ngày | Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng |
| Từ 31 – 60 ngày | Từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng |
| Từ 61 – 90 ngày | Từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng |
| Trên 90 ngày (trường hợp không phát sinh thuế) | Từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng |
| Trên 90 ngày (trường hợp có phát sinh thuế và đã nộp đủ) | Từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng |
Mức phạt chậm nộp đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhưng thực hiện chậm, mức xử phạt được quy định như sau:
| Thời gian chậm nộp báo cáo | Mức phạt áp dụng |
| Từ 01 – 05 ngày | Cảnh cáo (trong trường hợp có tình tiết giảm nhẹ) |
| Từ 06 – 10 ngày | Từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng |
| Từ 11 – 20 ngày | Từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng |
| Từ 21 – 90 ngày | Từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng |
| Trên 90 ngày | Từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng |
Lưu ý quan trọng:
- Các mức xử phạt nêu trên có thể được điều chỉnh nếu có tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ theo quy định tại Điều 9 và Điều 10 của Luật Xử lý vi phạm hành chính.
- Trường hợp vi phạm nhiều hành vi cùng lúc, doanh nghiệp có thể bị xử phạt riêng lẻ từng hành vi theo nguyên tắc cộng dồn.
Gia hạn thời gian nộp thuế, nộp tờ khai thuế
Căn cứ theo các quy định pháp luật hiện hành, người nộp thuế có thể được gia hạn thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và nộp thuế trong một số trường hợp đặc biệt. Cụ thể:
Gia hạn nộp hồ sơ khai thuế
Theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, người nộp thuế được phép đề nghị gia hạn thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trong các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn hoặc sự kiện bất ngờ khác làm ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tuân thủ thời hạn kê khai. Thời gian gia hạn cụ thể được quy định như sau:
- Tối đa không quá 30 ngày đối với hồ sơ khai thuế theo tháng, quý, năm hoặc khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Tối đa không quá 60 ngày đối với hồ sơ quyết toán thuế năm.
Thời gian gia hạn được tính kể từ ngày kết thúc thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định.
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 82/2025/NĐ-CP quy định về thời gian gia hạn nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trong năm 2025. Các quy định cụ thể như sau:
- Gia hạn 06 tháng đối với:
-
- Thuế giá trị gia tăng của tháng 2 và tháng 3 năm 2025;
- Thuế giá trị gia tăng của quý I năm 2025.
- Gia hạn 05 tháng đối với:
-
- Thuế giá trị gia tăng của các tháng 4, 5 và 6 năm 2025;
- Thuế giá trị gia tăng của quý II năm 2025;
- Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp của quý I và quý II năm 2025.
- Đối với cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh: thời hạn nộp thuế GTGT và thuế TNCN phát sinh trong năm 2025 được gia hạn đến chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2025.
⇒ Tuân thủ đầy đủ và đúng hạn các nghĩa vụ kê khai, nộp thuế là là yêu cầu bắt buộc giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và duy trì hoạt động ổn định, minh bạch. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về kê khai thuế, quyết toán hoặc gia hạn theo đúng quy định, hãy liên hệ ngay Pix Consulting qua hotline 0981.530.990 để được tư vấn bài bản và hỗ trợ trọn gói.
