Quy trình thành lập doanh nghiệp là yếu tố mang tính quyết định trong hành trình khởi sự kinh doanh. Vì vậy, nắm rõ các bước thực hiện theo đúng quy định pháp luật sẽ giúp bạn tránh được rủi ro và tiết kiệm thời gian, chi phí.
Trong bài viết dưới đây PixConsulting.vn – đơn vị tư vấn thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp – sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước, đảm bảo khởi đầu đúng luật, vận hành hiệu quả về lâu dài.
Thành lập doanh nghiệp là gì?
Thành lập doanh nghiệp là quá trình pháp lý mà trong đó cá nhân hoặc tổ chức thực hiện các thủ tục phục vụ cho việc đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan có thẩm quyền – điển hình là Sở Tài chính – nhằm xác lập tư cách pháp nhân và hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Thành lập doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở bước nộp hồ sơ đăng ký mà còn bao gồm cả quá trình chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể vận hành thực tế như: địa chỉ trụ sở chính, nhân sự, vốn điều lệ, thiết bị, cơ sở vật chất, hệ thống quản lý và các yếu tố kỹ thuật, tài chính phù hợp với ngành nghề đăng ký kinh doanh.
- Dưới góc nhìn pháp lý, đây là một thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp – văn bản pháp lý thể hiện sự công nhận chính thức của Nhà nước về sự ra đời và tồn tại hợp pháp của tổ chức kinh doanh đó. Các thủ tục này phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục và điều kiện do Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật có liên quan quy định.
- Dưới góc độ kinh tế, thành lập doanh nghiệp được hiểu là bước khởi đầu trong việc hình thành một tổ chức kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh thông qua việc tổ chức các nguồn lực như vốn, nhân công, tài sản, cơ sở hạ tầng,… để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ phục vụ thị trường.
Tùy theo loại hình doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hợp danh…), mà mức độ phức tạp và yêu cầu về hồ sơ, trình tự thực hiện có thể khác nhau. Do đó, nắm vững quy trình pháp lý và các quy định liên quan là yếu tố then chốt để đảm bảo doanh nghiệp được thành lập hợp pháp và hoạt động hiệu quả, bền vững trong dài hạn.
Các điều kiện cần thiết để đăng ký thành lập công ty theo quy định pháp luật
Đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện do pháp luật quy định, đặc biệt là Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản pháp lý liên quan. Dưới đây là hệ thống các điều kiện cơ bản mà tổ chức, cá nhân cần đáp ứng để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
Điều kiện về cá nhân/tổ chức thành lập doanh nghiệp
Cá nhân hoặc tổ chức muốn thành lập doanh nghiệp cần đảm bảo không thuộc các trường hợp bị pháp luật cấm. Theo khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty phải:
- Từ đủ 18 tuổi trở lên và đáp ứng đầy đủ năng lực hành vi dân sự;
- Có giấy tờ pháp lý như: căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực;
- Không thuộc đối tượng bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt tù, bị Tòa án cấm hành nghề hoặc đảm nhiệm chức vụ nhất định.
Điều kiện về tên doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp được đặt theo nguyên tắc quy định tại Điều 37–41 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể:
- Tên gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần…) và tên riêng;
- Không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc;
- Không được sử dụng từ ngữ có dấu hiệu vi phạm đạo đức xã hội, thuần phong mỹ tục;
- Không được sử dụng tên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội để làm tên riêng.
Để đảm bảo tên doanh nghiệp hợp lệ, bạn nên tra cứu trước trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Điều kiện về địa chỉ đặt trụ sở chính
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 và quy định tại Luật Nhà ở 2023, trụ sở công ty phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ cụ thể rõ ràng (số nhà, đường/phố, phường/xã, tỉnh/thành);
- Không đặt tại căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể chỉ có chức năng để ở (trừ khi được phép kinh doanh hỗn hợp);
- Có thông tin liên hệ đầy đủ gồm số điện thoại, email (không bắt buộc nhưng nên có để hỗ trợ hoạt động hành chính – thương mại).
Điều kiện yêu cầu đối với ngành nghề kinh doanh
Doanh nghiệp được quyền đăng ký hoạt động trong tất cả các ngành nghề mà pháp luật không cấm theo quy định tại Điều 7 và Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020;
Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện về vốn, chứng chỉ hành nghề, giấy phép con… và phải duy trì điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động.
Điều kiện về loại hình và số lượng thành viên góp vốn
Tùy theo loại hình doanh nghiệp, số lượng thành viên/cổ đông tối thiểu và tối đa được quy định cụ thể như sau:
| Loại hình doanh nghiệp | Thành viên/cổ đông góp vốn |
| Công ty TNHH 1 thành viên | 1 cá nhân hoặc tổ chức |
| Công ty TNHH 2 TV trở lên | Từ 2 đến tối đa 50 thành viên |
| Công ty cổ phần | Tối thiểu phải có 3 cổ đông, không giới hạn tối đa |
| Công ty hợp danh | Tối thiểu phải có 2 thành viên hợp danh là cá nhân |
| Doanh nghiệp tư nhân | 1 cá nhân là chủ sở hữu (không góp vốn chung) |
Lưu ý: Cá nhân là chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là thành viên hợp danh hoặc chủ hộ kinh doanh.
Điều kiện về vốn điều lệ
Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu hay tối đa, trừ trường hợp ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định (ví dụ: dịch vụ bảo vệ, ngân hàng, bất động sản…);
Vốn điều lệ là số vốn mà thành viên/cổ đông cam kết góp và phải góp đủ tối đa là trong 90 ngày kể từ thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Mức vốn điều lệ cần xác định phù hợp với quy mô, chiến lược kinh doanh và khả năng tài chính thực tế của doanh nghiệp.
Người đại diện theo pháp luật
Người đại diện pháp luật có thể là Giám đốc, Tổng Giám đốc hoặc Chủ tịch công ty tùy theo loại hình và điều lệ công ty. Yêu cầu bắt buộc:
- Từ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Không thuộc nhóm đối tượng bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.
Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký thành lập doanh nghiệp
Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành, khi thành lập doanh nghiệp, tổ chức/cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ đăng ký phù hợp với loại hình doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của các chuyên gia tại pixconsulting.vn về thành phần hồ sơ theo từng loại hình công ty:
Thành phần hồ sơ theo loại hình doanh nghiệp
| Loại hình doanh nghiệp | Thành phần hồ sơ bắt buộc |
| Công ty TNHH Một Thành Viên | 1. Đơn đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp
2. Điều lệ công ty 3. Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật 4. Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu là cá nhân (CCCD/hộ chiếu) hoặc tổ chức (kèm văn bản cử người đại diện theo ủy quyền, giấy tờ pháp lý của người đại diện được ủy quyền) 5. Giấy ủy quyền nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ 6. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (trong trường hợp có yếu tố nước ngoài) |
| Công ty TNHH có quy mô từ Hai Thành Viên trở lên | 1. Đơn đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp
2. Điều lệ công ty 3. Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn 4. Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật 5. Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của từng thành viên (CCCD/hộ chiếu đối với cá nhân, quyết định thành lập/giấy CN ĐKDN đối với tổ chức) 6. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ pháp lý kèm theo 7. Giấy ủy quyền nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ 8. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (trong trường hợp có yếu tố nước ngoài) |
| Công ty Cổ phần | 1. Đơn đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp
2. Điều lệ công ty 3. Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có) 4. Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của người đại diện pháp luật 5. Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của từng cổ đông (cá nhân hoặc tổ chức) 6. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ pháp lý kèm theo (nếu cổ đông là tổ chức) 7. Giấy ủy quyền nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ 8. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (trong trường hợp có yếu tố nước ngoài) |
| Công ty Hợp danh | 1. Đơn đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp
2. Điều lệ công ty 3. Danh sách thành viên hợp danh 4. Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của các thành viên (cá nhân/tổ chức) 5. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ pháp lý kèm theo (nếu có) 6. Giấy ủy quyền nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ 7. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (trong trường hợp có yếu tố nước ngoài) |
| Doanh nghiệp Tư nhân | 1. Đơn đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp
2. Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp tư nhân (CCCD/hộ chiếu) |
| Hộ kinh doanh | 1. Đơn đề nghị đăng ký thành lập hộ kinh doanh
2. Giấy tờ pháp lý của cá nhân (chủ hộ hoặc các thành viên hộ gia đình) 3. Biên bản họp và văn bản ủy quyền (nếu đăng ký theo nhóm thành viên hộ gia đình) |
| Hợp tác xã/Liên hiệp HTX | 1. Giấy đề nghị đăng ký HTX hoặc liên hiệp HTX
2. Danh sách thành viên 3. Điều lệ hoạt động 4. Hồ sơ được nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc đăng ký trực tuyến tại cơ quan đăng ký cấp huyện |
Nhưng lưu ý cần chú trọng khi chuẩn bị hồ sơ
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Tất cả các giấy tờ do tổ chức, cá nhân nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.
- Ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Nếu đăng ký ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp cần bổ sung thêm các giấy phép chuyên ngành tương ứng (VD: vệ sinh an toàn thực phẩm, xuất nhập khẩu…).
- Giấy tờ cá nhân: Căn cước công dân/CMND phải còn thời hạn, không quá 15 năm kể từ ngày cấp.
Tuy quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp đã được pháp luật quy định rõ ràng, nhưng trên thực tế, không ít tổ chức/cá nhân vẫn gặp khó khăn do thiếu sót hồ sơ, chưa hiểu đúng yêu cầu pháp lý hoặc vướng mắc ở khâu lựa chọn ngành nghề kinh doanh. Đặc biệt với những trường hợp có yếu tố nước ngoài hoặc đăng ký ngành nghề có điều kiện, việc xử lý hồ sơ càng dễ phát sinh sai sót.
⇒ Để tránh mất thời gian, chi phí và đảm bảo đúng quy trình pháp luật, bạn có thể liên hệ Pix Consulting – đơn vị tư vấn pháp lý chuyên sâu, đồng hành trọn gói từ A-Z trong việc thành lập doanh nghiệp. Hotline hỗ trợ: 0981.378.900.
Trình tự thủ tục chuẩn trong thành lập doanh nghiệp
Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 và các quy pháp hướng dẫn (như Nghiệp định 01/2021/NĐ-CP), quy trình thành lập doanh nghiệp được quy định rõ ràng với các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Chủ doanh nghiệp cần lên danh sách và thống nhất các thông tin dưới đây trước khi tiến hành soạn thảo hồ sơ:
| Nội dung | Yêu cầu |
| Loại hình doanh nghiệp | TNHH 1TV, TNHH 2TV trở lên, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh |
| Tên doanh nghiệp | Đặt tên theo quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp |
| Ngành nghề kinh doanh | Ghi rõ theo hệ thống ngành nghề Việt Nam |
| Trụ sở chính | Địa chỉ cụ thể, rõ ràng |
| Người đại diện theo pháp luật | Ghi rõ thông tin nhân thật, chức danh |
| Vốn điều lệ | Ghi rõ số vốn và tỷ lệ góp của các thành viên |
Sau khi xác định các thông tin trên, doanh nghiệp tiến hành soạn thảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp được quyền lựa chọn một trong hai hình thức sau:
- Nộp trực tiếp: Tại Phòng Đăng ký Kinh doanh – thuộc quản lý của Sở Tài chính tỉnh/thành phố.
- Nộp online: Trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
Lưu ý: Hiện nay nhiều tỉnh/thành áp dụng hình thức nộp hồ sơ online là bắt buộc. Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin tại Sở Tài chính địa phương trước khi nộp.
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần đóng lệ phí và chờ kết quả trong thời gian quy định.
Bước 3: Xét duyệt hồ sơ và cấp Giấy đăng ký doanh nghiệp
Thời gian xử lý: 3 – 5 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ.
Kế quả:
- Trường hợp hợp lệ: Được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Trường hợp không hợp lệ: Được thông báo văn bản nêu rõ lý do, hướng dẫn bổ sung, hoặc chỉnh sửa hồ sơ.
Bước 4: Đăng báo cáo doanh nghiệp
Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng báo cáo thành lập trên Cổng thông tin quốc gia trong khoảng thời gian 30 ngày kể từ ngày được cấp GCN đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Thực hiện thủ tục sau đăng ký doanh nghiệp
| Thủ tục | Nội dung |
| Khắc dấu | Doanh nghiệp tự quyết định số lượng, mẫu dấu; không cần thông báo mẫu dấu |
| Treo biển tên | Treo biển đúng quy định; phạt đến 15 triệu đồng nếu vi phạm |
| Đăng ký chữ ký số | Cần thiết cho giao dịch thuế, hóa đơn, hợp đồng, giao dịch trực tuyến |
| Mở tài khoản NG | Chuẩn bị đủ hồ sơ, đăng ký tên ngân hàng và thông báo trên hệ thống |
| Nộp thuế môn bài | Kê khai trong 30 ngày kể từ ngày nhận GCN đăng ký DN; Miễn trong năm đầu theo NĐ 22/2020/NĐ-CP |
| Hóa đơn điện tử | Đăng ký nhà cung cấp, phát hành và thông báo với CQT |
| Giấy phép điều kiện | Áp dụng với ngành nghề có điều kiện (dược, in ấn, ANTT…) |
Lệ phí và chi phí thành lập doanh nghiệp
Theo quy định tại Thông tư số 47/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, người thành lập doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước khi đăng ký thành lập công ty. Ngoài ra, còn phát sinh một số chi phí khác trong quá trình chuẩn bị và vận hành công ty sau khi thành lập. Cụ thể:
Lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp (nộp cho cơ quan nhà nước)
| Khoản mục | Mức thu (VNĐ/lần) | Căn cứ pháp lý |
| Lệ phí đăng ký doanh nghiệp | 50.000 | Thông tư 47/2019/TT-BTC |
| Lệ phí cho khoản công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp | 100.000 | Thông tư 47/2019/TT-BTC |
| Tổng cộng | 150.000 |
Lưu ý: Một số trường hợp nộp hồ sơ qua mạng có thể được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn phải nộp lệ phí công bố nội dung đăng ký.
Các chi phí khác liên quan đến việc thành lập và vận hành doanh nghiệp
| Khoản mục | Mức phí tham khảo (VNĐ) | Ghi chú |
| Phí chi trả cho nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh | 100.000/hồ sơ | Áp dụng tại bộ phận một cửa nếu không nộp online |
| Khắc con dấu doanh nghiệp | 350.000 – 450.000 | Tùy thuộc vào loại dấu sử dụng và đơn vị cung cấp |
| Làm biển hiệu công ty | Khoảng 250.000 | Chi phí tham khảo tại các cơ sở làm bảng hiệu |
| Mua chữ ký số | 900.000 – 1.300.000 (gói 1 năm) | Tùy thuộc nhà cung cấp |
| Mua hóa đơn điện tử | 350.000 – 650.000 (300 số hóa đơn) | Tùy thuộc nhà cung cấp |
Lưu ý: Chi phí trên mang tính chất tham khảo và có thể thay đổi theo từng nhà cung cấp dịch vụ hoặc khu vực địa lý.
⇒ Thành lập doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu, hỗ trợ soạn hồ sơ, nộp đăng ký online hoặc thực hiện trọn gói các thủ tục, hãy liên hệ ngay Pix Consulting qua hotline: 0981.378.900 để được hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm tối đa thời gian.
