Những lỗi sai nên tránh trước và sau khi thành lập công ty là yếu tố sống còn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ nếu không muốn “trả giá” bằng tiền bạc, thời gian và thậm chí là pháp lý. Nhiều chủ doanh nghiệp thường chủ quan hoặc thiếu thông tin, dẫn đến sai sót trong pháp lý, thuế, cơ cấu quản trị… gây ảnh hưởng lâu dài đến hoạt động kinh doanh.
Trong bài viết dưới đây, PixConsulting.vn sẽ chỉ ra những lỗi phổ biến cần tránh để bạn bắt đầu quá trình kinh doanh một cách vững vàng và hợp pháp.
Quy trình cần tiến hành để thành lập công ty
Thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam cần được thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định. Cụ thể, cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu thành lập doanh nghiệp cần tiến hành các bước cơ bản sau:
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp kinh doanh
Tổ chức, cá nhân cần cân nhắc và lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với quy mô, mục tiêu hoạt động và định hướng phát triển, bao gồm các loại hình phổ biến như: công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân.
Xác lập thông tin cơ bản về doanh nghiệp
Chủ thể thành lập doanh nghiệp cần xác định các thông tin cơ bản như:
- Tên doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính;
- Vốn điều lệ;
- Ngành, nghề kinh doanh;
- Thành viên/cổ đông góp vốn.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập theo mẫu quy định và bao gồm các thành phần cơ bản sau:
- Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp
- Điều lệ doanh nghiệp
- Danh sách các thành viên hoặc cổ đông sáng lập
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ tùy thân của cá nhân hoặc giấy tờ pháp lý của tổ chức tham gia góp vốn
- Giấy ủy quyền (trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể được nộp theo một trong các hình thức sau:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính;
- Nộp qua dịch vụ bưu chính;
- Nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo đúng thời hạn quy định.
Những sai lầm cần tránh trước khi thành lập công ty
Không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị đình trệ hoạt động ngay từ bước đầu vì những lỗi tưởng chừng nhỏ trong thủ tục pháp lý. Để tránh những rủi ro không đáng có, chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các khía cạnh quan trọng dưới đây.
Về vốn
Vốn điều lệ không phù hợp – quá thấp hoặc quá cao – có thể kéo theo nhiều hệ lụy pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp kê khai vốn điều lệ quá thấp, mục đích thường nhằm giảm chi phí thuế môn bài hoặc tối ưu nghĩa vụ tài chính ban đầu. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến những bất lợi như làm giảm mức độ tin cậy trong mắt đối tác, khách hàng và tổ chức tín dụng.
Ngược lại, khi kê khai vốn điều lệ quá cao, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro không nhỏ, đặc biệt nếu không góp đủ vốn theo cam kết. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp, thành viên hoặc cổ đông sáng lập có nghĩa vụ góp đủ vốn trong vòng 90 ngày kể từ thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp không góp đủ, công ty buộc phải điều chỉnh giảm vốn điều lệ, đồng thời có thể bị xử lý vi phạm hành chính.
Ngoài ra, vốn điều lệ cũng ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác như nghĩa vụ tài chính, uy tín doanh nghiệp, trách nhiệm với người lao động và cả thủ tục giải thể sau này. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để xác định mức vốn điều lệ phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động và khả năng tài chính thực tế của các thành viên/cổ đông sáng lập.
Về cách chọn loại hình doanh nghiệp, đặt tên và địa chỉ trụ sở
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp, đặt tên và xác định địa chỉ trụ sở là các bước mang tính quyết định trong quá trình thành lập doanh nghiệp. Nếu thực hiện không đúng quy định, công ty có thể gặp phải khó khăn về thủ tục pháp lý, vận hành hoặc bị từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
1. Chọn loại hình kinh doanh
Loại hình doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, khả năng huy động vốn, mô hình quản trị và trách nhiệm pháp lý. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức như: công ty TNHH một thành viên, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH hai thành viên trở lên,…
Lưu ý: Không nên lựa chọn loại hình chỉ vì thủ tục đơn giản. Cần căn cứ vào định hướng kinh doanh, số lượng thành viên, nhu cầu mở rộng và kiểm soát vốn để quyết định hình thức phù hợp. Trường hợp cần thiết, nên tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý tại các đơn vị uy tín như pixconsulting.vn trước khi quyết định.
2. Đặt tên doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp phải tuân thủ quy định tại Điều 37 đến Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó bao gồm:
- Thành phần bắt buộc: Loại hình doanh nghiệp + tên riêng.
- Không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký.
- Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, từ ngữ vi phạm đạo đức, thuần phong mỹ tục.
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên tra cứu tên dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tránh bị từ chối do tên trùng hoặc vi phạm quy định.
3. Chọn địa chỉ trụ sở công ty
Theo quy định pháp luật hiện hành, địa chỉ trụ sở chính phải là một địa điểm có thật, cụ thể trên lãnh thổ Việt Nam và phù hợp với công năng sử dụng theo quy hoạch.
Địa chỉ cần thể hiện đầy đủ thông tin: số nhà, đường/phố, phường/xã, tỉnh/thành phố. Không được phép sử dụng căn hộ chung cư chỉ để ở làm trụ sở. Trường hợp sử dụng officetel, shophouse hoặc các căn hộ hỗn hợp cần có tài liệu chứng minh chức năng kinh doanh hợp pháp.
Trước khi ký hợp đồng thuê hoặc đăng ký địa chỉ, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng pháp lý của bất động sản và chuẩn bị sẵn giấy tờ liên quan như: hợp đồng thuê, sổ hồng, văn bản xác nhận chức năng thương mại (nếu cần).
Về lựa chọn ngành nghề kinh doanh cho công ty
Lựa chọn và đăng ký ngành nghề kinh doanh là một bước quan trọng, mang tính bắt buộc trong quá trình thành lập doanh nghiệp theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14). Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục này lại thiếu kiến thức pháp lý cần thiết, dẫn đến những sai sót đáng tiếc, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và tính pháp lý của doanh nghiệp sau này.
Một trong những sai lầm phổ biến là việc đăng ký thiếu hoặc sai mã ngành nghề kinh doanh. Doanh nghiệp chỉ được phép xuất hóa đơn trong phạm vi ngành nghề đã đăng ký. Vì vậy, nếu ngành nghề chưa được ghi nhận trong hồ sơ đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế có thể từ chối cấp hóa đơn hoặc không chấp nhận chi phí hợp lý trong quá trình quyết toán thuế.
Ngoài ra, một số ngành nghề có điều kiện theo quy định pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải có thêm giấy phép con, chứng chỉ hành nghề hoặc đáp ứng các điều kiện cụ thể về vốn pháp định, bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy,… Trường hợp doanh nghiệp ghi mã ngành không chính xác, mô tả ngành nghề chưa đầy đủ hoặc sử dụng từ ngữ không đúng quy chuẩn, sẽ không thể thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép con tương ứng.
Bên cạnh đó, việc sử dụng mã ngành ở cấp độ tổng quát (ví dụ: cấp 2 hoặc cấp 3 trong hệ thống ngành kinh tế Việt Nam theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg) thay vì chi tiết đến cấp 4 cũng có thể gây cản trở khi làm các thủ tục pháp lý liên quan như: xin cấp giấy phép chuyên ngành, đăng ký đầu tư mở rộng, quản lý thuế, huy động vốn hoặc chuyển đổi mô hình hoạt động.
Một số doanh nghiệp cũng mắc sai lầm khi đăng ký quá nhiều ngành nghề không liên quan đến định hướng phát triển thực tế. Điều này không những làm cho hồ sơ doanh nghiệp trở nên cồng kềnh, khó kiểm soát mà còn ảnh hưởng đến tính minh bạch trong hoạt động tài chính và quản trị, dễ dẫn đến nghi ngờ từ phía đối tác và cơ quan chức năng.
Những sai lầm cần tránh sau khi thành lập doanh nghiệp, công ty
Không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị xử phạt hoặc đình trệ hoạt động chỉ vì bỏ sót các thủ tục pháp lý quan trọng sau khi thành lập. Để tránh rủi ro không đáng có, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các nghĩa vụ kê khai thuế và quy trình hậu đăng ký sau đây.
Về kê khai thuế
Sau khi được nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có trách nhiệm thực hiện các thủ tục kê khai thuế ban đầu theo đúng quy định pháp luật. Trong đó, kê khai và nộp lệ phí môn bài là một nghĩa vụ tài chính bắt buộc, cần được thực hiện trong thời hạn luật định. Trường hợp doanh nghiệp chậm nộp hoặc kê khai không đầy đủ hồ sơ lệ phí môn bài có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tương ứng theo quy định tại Nghị định hiện hành.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thực hiện kê khai thuế ban đầu – một thủ tục quan trọng nhằm cập nhật thông tin và xác định phương pháp tính thuế đối với doanh nghiệp. Việc kê khai không chính xác hoặc không kịp thời có thể phát sinh nhiều hệ quả pháp lý bất lợi như: bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính, tính lãi chậm nộp hoặc bị cơ quan thuế đưa vào diện giám sát đặc biệt.
Một số lỗi phổ biến thường gặp trong quá trình kê khai thuế gồm: không đăng ký mã số thuế đúng thời hạn; kê khai sai thông tin doanh nghiệp; lựa chọn sai biểu mẫu kê khai ban đầu; khai sai số thuế giá trị gia tăng hoặc thu nhập doanh nghiệp. Các lỗi này chủ yếu xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa nắm vững quy định pháp luật hoặc không có đội ngũ kế toán chuyên môn.
Để giảm thiểu rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu kỹ các quy định liên quan đến thuế, đặc biệt là các loại thuế cơ bản như: lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN,…
⇒ Trong trường hợp chưa có bộ phận kế toán nội bộ đáp ứng yêu cầu chuyên môn, chủ doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn thuế doanh nghiệp chuyên nghiệp từ các đơn vị tư vấn pháp lý – tài chính có uy tín như Pix Consulting để đảm bảo việc kê khai, nộp thuế đúng thời hạn và đúng quy định.
Về các quy trình khác sau khi thành lập công ty
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và khắc dấu pháp nhân, doanh nghiệp đã chính thức có tư cách pháp nhân để thực hiện các hoạt động dân sự nhân danh mình. Tuy nhiên, để được phép đi vào hoạt động sản xuất – kinh doanh hợp pháp, doanh nghiệp cần khẩn trương hoàn tất một số thủ tục hành chính bắt buộc theo quy định của pháp luật hiện hành.
Cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các công việc sau:
- Công bố nội dung liên quan đến đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Treo biển hiệu tại trụ sở chính theo đúng tên gọi đã đăng ký;
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp mã số thuế (đối với doanh nghiệp mới thành lập);
- Đăng ký và kích hoạt chữ ký số điện tử (USB Token) phục vụ cho các giao dịch điện tử với cơ quan thuế;
- Mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng và thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Đăng ký nộp thuế điện tử, đảm bảo nghĩa vụ kê khai – nộp thuế được thực hiện đúng hạn;
- Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hoặc trực tiếp) phù hợp với mô hình hoạt động;
- Tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán và chuẩn bị đầy đủ chứng từ, sổ sách phục vụ công tác tài chính – kế toán.
Ngay từ những bước đầu tiên, việc đảm bảo đúng pháp lý đã là nền móng quan trọng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Thay vì tự mình loay hoay với hàng loạt thủ tục và quy định phức tạp, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi lựa chọn đồng hành cùng Pix Consulting – đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực thành lập công ty, tư vấn kế toán – pháp lý cho doanh nghiệp.
⇒ Với kinh nghiệm thực tiễn và sự am hiểu sâu sắc về quy định pháp luật, Pix Consulting sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro và khởi đầu kinh doanh vững vàng hơn. Mọi thắc mắc hoặc nhu cầu hỗ trợ, vui lòng liên hệ 0981.378.900 để được tư vấn nhanh chóng và tận tâm nhất.
Những câu hỏi thường gặp
Để giúp bạn chủ động phòng tránh rủi ro, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến những lỗi sai nên tránh trước và sau khi thành lập công ty, được tổng hợp bởi đội ngũ chuyên gia của pixconsulting.vn.
1. Sau khi nhận giấy phép đăng ký kinh doanh, tôi có thể hoạt động kinh doanh ngay không?
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần hoàn thiện một số thủ tục như: công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp, treo bảng hiệu, kê khai và nộp lệ phí môn bài, đăng ký chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng và khai báo với cơ quan đăng ký kinh doanh… trước khi đi vào hoạt động chính thức.
2. Không treo bảng hiệu công ty tại trụ sở có bị phạt không?
Theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP, việc không treo bảng hiệu tại trụ sở có thể bị xử phạt hành chính từ 10.000.000 đến 15.000.000 đồng và đây còn là một trong những căn cứ để cơ quan thuế nghi ngờ doanh nghiệp không hoạt động thực tế.
3. Nếu quên nộp lệ phí môn bài đúng hạn, tôi bị phạt bao nhiêu?
Nếu nộp chậm tờ khai lệ phí môn bài hoặc nộp chậm tiền thuế môn bài, bạn có thể bị xử phạt từ 700.000 đồng đến 3.500.000 đồng, đồng thời bị tính tiền chậm nộp theo công thức: Số tiền thuế x 0,03% x số ngày chậm.
4. Khi nào cần khai báo tài khoản ngân hàng với Sở Tài chính?
Doanh nghiệp cần thông báo tài khoản ngân hàng trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày mở tài khoản đầu tiên. Nếu quá thời hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 1.400.000 đồng, tùy mức độ và thời gian chậm khai báo.
5. Có phải doanh nghiệp nào cũng cần đăng ký phát hành hóa đơn điện tử không?
Từ ngày 01/7/2022, tất cả doanh nghiệp đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc chậm đăng ký và phát hành hóa đơn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xuất hóa đơn hợp lệ và bị xử phạt hành chính.
6. Những lỗi sau khi thành lập công ty có bị thanh tra hay kiểm tra không?
Các lỗi như không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, không khai thuế, không treo bảng hiệu, không phát hành hóa đơn… có thể dẫn đến việc bị cơ quan thuế, Sở Tài chính hoặc công an khu vực kiểm tra, xử lý hoặc thậm chí đình chỉ hoạt động doanh nghiệp.
Thành lập và vận hành doanh nghiệp đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý trước và sau thành lập. Những sai sót tưởng chừng nhỏ có thể gây hậu quả lớn về mặt tài chính và pháp lý nếu không được xử lý kịp thời. Vì vậy, việc chủ động nắm rõ quy định và có sự đồng hành từ một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp là yếu tố then chốt để doanh nghiệp phát triển bền vững.
⇒ Nếu bạn cần hỗ trợ toàn diện và chính xác từ A đến Z, hãy liên hệ Pix Consulting qua hotline 0981.378.900 để được tư vấn trực tiếp từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm.
