Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân là nội dung quan trọng mà mỗi người nộp thuế cần nắm rõ để đảm bảo quyền lợi hợp pháp và tránh sai sót khi quyết toán.
Trong bài viết dưới đây của PixConsulting.vn sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và thực tiễn, hỗ trợ bạn thực hiện thủ tục nhanh chóng và đúng quy định, giúp quá trình kê khai thuế trở nên đơn giản, minh bạch hơn.
Thời hạn đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế – Quy định mới nhất
Khi người nộp thuế thực hiện đăng ký người phụ thuộc để được hưởng giảm trừ gia cảnh, việc tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật. Nắm rõ các mốc thời gian sẽ giúp đảm bảo quyền lợi và tránh những phát sinh không mong muốn.
Thời hạn đăng ký theo Luật Quản lý thuế 2019
Đối với cá nhân chưa có mã số thuế (MST): hồ sơ đăng ký thuế phải nộp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế.
Đối với người phụ thuộc chưa có MST: việc đăng ký phải hoàn tất trong 10 ngày làm việc tính từ ngày người nộp thuế tiến hành thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh.
Quy định về thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh
Trường hợp người nộp thuế chưa kịp đăng ký trong năm, vẫn có thể bổ sung hồ sơ khi quyết toán thuế, với điều kiện chứng minh được thời điểm phát sinh trách nhiệm nuôi dưỡng.
Riêng đối tượng là cá nhân không nơi nương tựa (như ông bà, anh chị em ruột, cháu ruột, cô dì, cậu bác…), thời hạn muộn nhất để đăng ký giảm trừ gia cảnh là 31/12 của năm tính thuế. Quá hạn này sẽ không còn được tính quyền lợi giảm trừ cho năm tương ứng.
Thời hạn áp dụng cho năm 2025
Trường hợp ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký: hạn chót là 10 ngày làm việc trước ngày 31/3/2025. Nếu 31/3 rơi vào ngày nghỉ, thời hạn sẽ lùi sang ngày làm việc kế tiếp.
Trường hợp người nộp thuế tự đăng ký: phải hoàn tất trong 10 ngày làm việc trước ngày 30/4/2025. Nếu trùng dịp nghỉ lễ, hạn nộp sẽ được tính sang ngày làm việc gần nhất.
Đối với người phụ thuộc thuộc diện không nơi nương tựa: thời hạn cuối cùng là 31/12/2025.
Như vậy, tùy vào hình thức đăng ký và đối tượng người phụ thuộc, thời hạn thực hiện sẽ có sự khác biệt. Người nộp thuế cần chủ động hoàn tất thủ tục sớm để tránh lỡ hạn và đảm bảo đầy đủ quyền lợi giảm trừ gia cảnh theo quy định.
Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc khi giảm trừ gia cảnh
Đăng ký người phụ thuộc giúp người nộp thuế được hưởng quyền lợi giảm trừ gia cảnh một cách đầy đủ, minh bạch và đúng quy định.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Người lao động khi thực hiện đăng ký người phụ thuộc phải cung cấp cho đơn vị chi trả thu nhập các tài liệu sau:
- Văn bản ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người phụ thuộc (CCCD/CMND hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng).
- Hồ sơ chứng minh mối quan hệ và điều kiện phụ thuộc theo quy định của pháp luật thuế.
Sau khi tiếp nhận, doanh nghiệp sẽ tổng hợp và nộp cho cơ quan thuế, kèm theo:
- Danh sách đăng ký mã số thuế của người phụ thuộc.
- Tờ khai tổng hợp đăng ký người phụ thuộc theo Mẫu 20-ĐK-TH-TCT hoặc Mẫu 02TH.
Trình tự thực hiện
Bước 1: Người nộp thuế nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc thông qua doanh nghiệp hoặc trực tiếp gửi đến cơ quan thuế quản lý.
Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ tùy theo hình thức nộp:
- Nộp trực tiếp: Cán bộ thuế xác nhận bằng cách đóng dấu tiếp nhận, ghi rõ thời gian, số lượng tài liệu và vào sổ văn thư.
- Nộp qua bưu điện: Hồ sơ được đóng dấu ngày nhận, ghi vào sổ văn thư để theo dõi.
- Nộp trực tuyến: Hồ sơ sẽ được hệ thống điện tử của cơ quan thuế tiếp nhận, kiểm tra và phản hồi theo quy trình xử lý dữ liệu.
Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký người phụ thuộc online cho cá nhân nộp thuế TNCN
Khai báo và đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh là quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế thu nhập cá nhân. Hiện nay, thủ tục này có thể thực hiện trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện trong việc quản lý thông tin. Người nộp thuế có thể lựa chọn một trong hai hình thức phổ biến: đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm HTKK.
Đăng ký người phụ thuộc trên Cổng thông tin Thuế điện tử
Trường hợp 1: Tự thực hiện đăng ký người phụ thuộc
- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Bước 2: Đăng nhập tài khoản thuế cá nhân bằng mã số thuế và mật khẩu đã được cấp.
- Bước 3: Chọn mục Đăng ký thuế → Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế.
- Bước 4: Lựa chọn tờ khai 20-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Bước 5: Nhập đầy đủ thông tin người phụ thuộc theo biểu mẫu.
- Bước 6: Hoàn tất kê khai và gửi hồ sơ trực tuyến.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp hoặc tổ chức chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thay
- Bước 1: Truy cập vào Cổng Thuế điện tử bằng tài khoản của tổ chức chi trả thu nhập.
- Bước 2: Chọn mục Đăng ký thuế → Đăng ký mới/Thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT.
- Bước 3: Sử dụng biểu mẫu 20-ĐK-TH-TCT_TT105 – Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Bước 4: Kê khai thông tin đầy đủ trên mẫu, bao gồm chữ ký số hoặc xác nhận của người đại diện pháp luật (Giám đốc/Người đại diện cơ quan chi trả thu nhập).
- Bước 5: Hoàn tất việc kê khai và nộp hồ sơ online.
- Bước 6: Theo dõi tình trạng hồ sơ tại mục Tra cứu hồ sơ đăng ký thuế. Thông tin sẽ được cập nhật trong vòng vài phút đến vài giờ nếu hồ sơ hợp lệ.
Đăng ký người phụ thuộc trên phần mềm HTKK
Ngoài hình thức khai báo trực tiếp trên website, người nộp thuế cũng có thể thực hiện thủ tục qua phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai thuế):
- Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm HTKK từ trang web chính thức của Tổng cục Thuế. Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu đã được cấp trước đó.
- Bước 2: Trên giao diện chính, chọn mục Thuế thu nhập cá nhân → Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.
- Bước 3: Điền thông tin theo mẫu 02TH, bao gồm họ tên, ngày sinh, quan hệ với người nộp thuế, số CMND/CCCD hoặc giấy khai sinh, cùng các giấy tờ chứng minh khác.
- Bước 4: Sau khi kê khai xong, kiểm tra lại dữ liệu, xuất tờ khai dưới dạng tệp XML.
- Bước 5: Truy cập vào https://thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng chữ ký số, chọn mục Nộp tờ khai XML, tải tệp 02TH đã xuất, ký điện tử và nộp.
- Bước 6: Theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế qua phần mềm hoặc qua email. Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, người nộp thuế thực hiện điều chỉnh và gửi lại theo yêu cầu.
Để quá trình đăng ký người phụ thuộc diễn ra thuận lợi, chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế, người lao động và doanh nghiệp có thể tìm đến sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Pix Consulting với đội ngũ giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực thuế và kế toán sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo quyền lợi về giảm trừ gia cảnh.
⇒ Nếu cần được tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ trực tiếp thủ tục đăng ký, vui lòng liên hệ hotline: 0981.586.785 để được các chuyên gia của chúng tôi giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng nhất.
Các câu hỏi thường gặp liên quan đến đăng ký người phụ thuộc
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi thực hiện đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh – do pixconsulting.vn tổng hợp giúp giải đáp rõ ràng, ngắn gọn, để bạn nắm chắc quy định và tránh sai sót trong quá trình kê khai.
1. Ai được coi là người phụ thuộc để tính trong giảm trừ gia cảnh?
Người phụ thuộc có thể là: con chưa thành niên; con trên 18 tuổi nhưng mất khả năng lao động; vợ hoặc chồng không có thu nhập hoặc thu nhập không vượt mức quy định; cha mẹ; ông bà; anh chị em ruột; các cá nhân khác mà người nộp thuế có nghĩa vụ trực tiếp nuôi dưỡng.
2. Một người phụ thuộc có thể được nhiều người nộp thuế cùng đăng ký không?
Không. Một người phụ thuộc chỉ được đăng ký giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng một khoảng thời gian tính thuế.
3. Khi nào phải làm thủ tục đăng ký người phụ thuộc?
Người nộp thuế cần đăng ký ngay khi phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng hoặc khi muốn hưởng quyền lợi giảm trừ gia cảnh. Việc đăng ký có thể thực hiện bất kỳ thời điểm nào trong năm.
4. Nếu chưa đăng ký kịp trong năm thì có được giảm trừ gia cảnh không?
Người nộp thuế có thể đăng ký người phụ thuộc bổ sung và vẫn được tính giảm trừ gia cảnh kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, với điều kiện có đầy đủ hồ sơ chứng minh theo quy định.
5. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc gồm những giấy tờ gì?
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm:
- Bản sao giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, CMND/CCCD, giấy xác nhận của địa phương hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ nuôi dưỡng hợp pháp.
- Trường hợp đặc thù (người tàn tật, không có khả năng lao động), cần bổ sung giấy xác nhận khuyết tật hoặc hồ sơ y tế.
6. Đăng ký người phụ thuộc có bắt buộc thực hiện online không?
Không bắt buộc. Người nộp thuế có thể đăng ký online qua Cổng thông tin Thuế điện tử, qua phần mềm HTKK, hoặc nộp hồ sơ giấy tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
7. Trường hợp thay đổi thông tin người phụ thuộc thì xử lý thế nào?
Người nộp thuế phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế (tăng/giảm người phụ thuộc) trên hệ thống điện tử hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi.
8. Có thể tra cứu tình trạng đăng ký người phụ thuộc ở đâu?
Người nộp thuế đăng nhập tài khoản trên https://thuedientu.gdt.gov.vn → Tra cứu hồ sơ đăng ký thuế → chọn loại hồ sơ Đăng ký người phụ thuộc để xem kết quả và trạng thái xử lý.
9. Có cần gia hạn đăng ký người phụ thuộc hàng năm không?
Đăng ký người phụ thuộc chỉ cần thực hiện một lần. Tuy nhiên, nếu có sự thay đổi (ví dụ: con đủ 18 tuổi, người phụ thuộc có thu nhập vượt quy định…), người nộp thuế phải làm thủ tục điều chỉnh hoặc chấm dứt giảm trừ.
10. Mức giảm trừ gia cảnh theo quy định hiện nay là bao nhiêu?
Theo như Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14:
- Giảm trừ cho bản thân người nộp thuế là: 11 triệu đồng/tháng.
- Giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc là: 4,4 triệu đồng/tháng.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về cách đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh mà Pix Consulting gửi tới quý đọc giả. Với những thông tin này, người lao động có thể chủ động thực hiện thủ tục đăng ký đúng quy định, từ đó đảm bảo được quyền lợi hợp pháp về thuế TNCN.
⇒ Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, đừng ngần ngại chia sẻ để nhiều người cùng nắm rõ quy trình đăng ký người phụ thuộc theo đúng quy định của pháp luật. Trong trường hợp cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ thực hiện, vui lòng liên hệ Pix Consulting qua hotline: 0981.586.785 để được chuyên gia của chúng tôi đồng hành và giải đáp kịp thời.
