Hướng dẫn cập nhật địa chỉ doanh nghiệp online khi thay đổi địa giới hành chính

Hướng dẫn cập nhật địa chỉ doanh nghiệp khi thay đổi địa giới hành chính online là thủ tục cần thiết để đảm bảo thông tin pháp lý của doanh nghiệp luôn chính xác, tránh rủi ro về thuế và pháp luật. Trong bối cảnh địa giới hành chính thay đổi, việc cập nhật kịp thời thông tin trên hệ thống đăng ký kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định hoạt động về mặt lâu dài.

Trong bài viết dưới đây, PixConsulting.vn sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện trong quy trình một cách nhanh chóng, chuẩn xác và tiết kiệm thời gian nhất có thể.

Thay đổi địa giới hành chính là gì?

Thay đổi địa giới hành chính là việc điều chỉnh ranh giới hoặc trạng thái pháp lý của các đơn vị hành chính trong phạm vi lãnh thổ quốc gia, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước và phù hợp với tình hình phát triển kinh tế – xã hội của từng địa phương.

Quá trình thay đổi địa giới hành chính bao gồm các trường hợp sau:

• Thành lập thêm đơn vị hành chính mới: Tạo ra một đơn vị hành chính hoàn toàn mới trên cơ sở địa bàn và dân cư được tách ra từ một hoặc nhiều đơn vị hành chính hiện có.
• Giải thể các đơn vị hành chính hiện tại: Xóa bỏ một đơn vị hành chính đang tồn tại, đồng thời sắp xếp lại địa bàn và dân cư thuộc đơn vị này về các đơn vị hành chính khác.
• Sáp nhập đơn vị hành chính: Hợp nhất hai hoặc nhiều đơn vị hành chính thành một đơn vị hành chính mới.
• Chia đơn vị hành chính: Tách một đơn vị hành chính hiện có thành các đơn vị hành chính mới, độc lập về địa bàn và tổ chức quản lý.
• Điều chỉnh một phần địa giới hành chính: Thay đổi ranh giới của một phần lãnh thổ thuộc đơn vị hành chính hiện có, chuyển diện tích và dân số đó sang đơn vị hành chính khác mà không thuộc các trường hợp chia, sáp nhập, thành lập hay giải thể nêu trên.
• Nâng cấp hoặc hạ cấp đơn vị hành chính: Thay đổi cấp quản lý hành chính, ví dụ: từ xã lên phường, từ huyện lên quận hoặc ngược lại.

Việc thay đổi địa giới hành chính được thực hiện theo quy định của pháp luật, dựa trên các căn cứ thực tiễn như sự gia tăng dân số, quá trình đô thị hóa, yêu cầu nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, hoặc nhằm giải quyết các vấn đề kinh tế – xã hội và tranh chấp ranh giới giữa các đơn vị hành chính. Đây là hoạt động mang tính tất yếu, gắn liền với tiến trình phát triển của mỗi quốc gia.

Quy định mới nhất về cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tránh sai sót, doanh nghiệp cần nắm rõ thời điểm cần cập nhật địa chỉ khi có thay đổi về địa giới hành chính.

Có bắt buộc phải cập nhật địa chỉ công ty khi thay đổi địa giới hành chính không?

Căn cứ Công văn số 4370/BTC-DNTN năm 2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn về công tác đăng ký kinh doanh trong trường hợp thay đổi địa giới hành chính, quy định cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh được tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh đã được cấp trước đó.
• Cơ quan đăng ký không được yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ chỉ vì lý do thay đổi địa giới hành chính.
• Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu cập nhật thông tin địa chỉ theo địa giới hành chính mới, thì quá trình thực hiện điều chỉnh có thể được tiến hành riêng hoặc đồng thời với thủ tục đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi các nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, theo quy định hiện hành, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải thay đổi thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có sự thay đổi về địa giới hành chính. Nội dung này chỉ thực hiện khi doanh nghiệp có nhu cầu hoặc kết hợp với các thủ tục thay đổi nội dung khác trong đăng ký kinh doanh.

Khi nào cần chuyển đổi địa chỉ cũ sang địa chỉ mới khi thay đổi địa giới hành chính?

Theo quy định hiện hành, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển đổi địa chỉ từ thông tin cũ sang thông tin mới khi có sự thay đổi về địa giới hành chính. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể hoặc cần thực hiện việc thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Giấy phép kinh doanh), cụ thể:

• Doanh nghiệp có nhu cầu đồng bộ và cập nhật địa chỉ công ty theo địa giới hành chính mới;
• Doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi kèm theo các nội dung khác trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Doanh nghiệp đăng ký chuyển địa chỉ trụ sở sang địa điểm khác.

Lưu ý quan trọng:

• Khi cập nhật thông tin địa chỉ theo địa giới hành chính mới, doanh nghiệp cần đồng thời bổ sung và cập nhật thêm 02 nhóm thông tin sau:

• Thông tin cư trú: Bao gồm địa chỉ thường trú, địa chỉ hiện tại hoặc tạm trú, số căn cước công dân, ngày cấp… theo đúng dữ liệu định danh trên ứng dụng VNeID.
• Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi: Bao gồm tỷ lệ vốn sở hữu, thông tin người đảm nhiệm các chức danh quản lý chủ chốt như Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ sở hữu, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên.

Trong trường hợp bạn cần đồng bộ hoặc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp do điều chỉnh địa giới hành chính, thì việc cập nhật thông tin kèm theo các dữ liệu liên quan như cư trú và chủ sở hữu là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp.

⇒ Nếu gặp khó khăn trong quá trình thực hiện hoặc cần tư vấn chi tiết về thủ tục, pixconsulting.vn – với đội ngũ chuyên gia am hiểu pháp luật doanh nghiệp luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Liên hệ ngay hotline 0981.530.990 để nhận được hỗ trợ tận tình và giải pháp nhanh chóng, hiệu quả nhất.

Cách cập nhật địa chỉ công ty khi thay đổi địa giới hành chính

Căn cứ Tài liệu hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp qua mạng điện tử, kể từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp cần thực hiện cập nhật thông tin địa chỉ theo thay đổi địa giới hành chính theo các bước sau:

Bước 1. Truy cập và đăng nhập hệ thống

• Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
• Thực hiện đăng nhập tài khoản bằng VNeID.

Bước 2. Chọn phương thức nộp hồ sơ

• Nhấn [Đăng ký doanh nghiệp], sau đó lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:

1. Sử dụng chữ ký số công cộng.
2. Sử dụng phương thức nộp bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Bước 3. Lựa chọn hình thức đăng ký

• Nhấp chuột vào mục Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc.
• Các loại hình đăng ký có thể bao gồm: thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi, tạm ngừng hoạt động, hoạt động trở lại, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, giải thể…
• Nhấn [Tiếp theo] để chuyển sang bước tiếp theo hoặc [Trở về] nếu muốn quay lại.

Bước 4. Thực hiện nội dung đăng ký thay đổi thông tin

1. Tìm kiếm đơn vị cần thay đổi:

• Nhập mã doanh nghiệp hoặc mã nội bộ trên hệ thống để tra cứu.
• Trường hợp thay đổi địa chỉ các đơn vị như: chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh: nhập mã số của đơn vị đó, không sử dụng mã số doanh nghiệp chính.

2. Khai báo thông tin của người thực hiện nộp hồ sơ:

• Nếu bạn là người được ủy quyền: hãy tích chọn theo hướng dẫn.
• Nếu là người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: lựa chọn tùy chọn phù hợp.
• Nhập thông tin của Người đại diện theo pháp luật (trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính) hoặc Người đứng đầu đơn vị phụ thuộc (trường hợp thay đổi địa chỉ chi nhánh, VPĐD, địa điểm kinh doanh).

3. Chọn loại đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và nhấn [Tiếp theo].

Bước 5. Xác nhận thông tin hồ sơ

• Hệ thống sẽ hiển thị thông tin đã khai báo.
• Nhấn [Bắt đầu] để tiếp tục hoặc chọn ô [Trở về] để quay lại.
• Khi hoàn tất bước này, trạng thái hồ sơ sẽ hiển thị “Đã lưu”.

Bước 6. Cập nhật địa chỉ mới

• Truy cập trường thông tin [Địa chỉ] để thực hiện chỉnh sửa.
• Trường hợp doanh nghiệp chỉ thay đổi địa chỉ do điều chỉnh địa giới hành chính:

1. Tích vào nội dung “Thay đổi số nhà/đường/phố/tổ/xóm/ấp/thôn do thay đổi địa giới hành chính”.
2. Nhấn [Xác nhận] → [Trở về].
3. Không nhấn [Lưu] tại phần này.

• Trường hợp chuyển địa chỉ thực tế: nhập đầy đủ địa chỉ mới và nhấn [Lưu].
• Lưu ý:

1. Chỉ Lưu tại những trường thông tin thực sự có thay đổi.
2. Không ấn Lưu tại các trường giữ nguyên thông tin.
3. Biểu tượng dấu tích trên màn hình chỉ xác nhận thông tin đã được lưu, không đồng nghĩa với việc thông tin đã chính xác, đầy đủ.

Bước 7. Tải tài liệu đính kèm

Hồ sơ đính kèm trong trường hợp thay đổi địa giới hành chính bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy ủy quyền (nếu có).
• Tài liệu liên quan khác (nếu có).

Bước 8. Hoàn thiện và nộp hồ sơ

Thực hiện các bước: Chuẩn bị hồ sơ → Xác nhận thông tin → Ký số → Nộp hồ sơ qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp điện tử.

Lưu ý chung:

• Cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính không làm thay đổi trụ sở thực tế của doanh nghiệp, mà chỉ điều chỉnh thông tin cho phù hợp với đơn vị hành chính mới.
• Hồ sơ điện tử cần đầy đủ, chính xác và tuân thủ đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính để tránh bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.

Hướng dẫn cách thức xử lý hóa đơn khi thay đổi địa giới hành chính

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở do điều chỉnh địa giới hành chính, việc xử lý hóa đơn cần được thực hiện theo đúng quy định để đảm bảo tính hợp pháp trong sử dụng. Quy trình cụ thể như sau:

1. Xác định việc thay đổi cơ quan thuế quản lý

Trước tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra xem việc thay đổi địa chỉ có kéo theo việc thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không. Có thể thực hiện bằng cách:

• Tra cứu thông tin trên Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế (lưu ý: từ tháng 3/2025, tên gọi “Tổng cục Thuế” đã được điều chỉnh thành “Cục Thuế”).
• Trao đổi trực tiếp với bộ phận kế toán hoặc liên hệ cơ quan thuế để xác minh.

Căn cứ kết quả kiểm tra, sẽ có hai trường hợp:

• Không thay đổi cơ quan thuế quản lý: Ví dụ xã A được nâng cấp thành phường A nhưng vẫn thuộc huyện B quản lý thuế.
• Có thay đổi cơ quan thuế quản lý: Ví dụ xã A trước thuộc huyện B, nay điều chỉnh sang huyện C.

2. Thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp

Dù thuộc trường hợp nào, doanh nghiệp vẫn bắt buộc thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

3. Xử lý hóa đơn theo từng trường hợp

a) Trường hợp 1: Không thay đổi cơ quan thuế quản lý

Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử/hóa đơn giấy hiện có, không cần thực hiện thêm thủ tục liên quan đến hóa đơn.

b) Trường hợp 2: Có thay đổi cơ quan thuế quản lý

Doanh nghiệp cần tiến hành các bước sau:

• Bước 1: Chốt hóa đơn với cơ quan thuế cũ

• • Lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý cũ.
  • Hoàn tất các thủ tục quyết toán, “chốt sổ” trước khi chính thức chuyển địa chỉ.

• Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế mới. Bạn có thể lựa chọn một trong hai phương án:

1. 1. Tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ: Đóng dấu địa chỉ mới bên cạnh thông tin địa chỉ cũ trên hóa đơn.
   2. Hủy hóa đơn cũ, phát hành hóa đơn mới: Thực hiện thủ tục hủy toàn bộ hóa đơn chưa sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn mới sau khi hoàn tất việc chuyển sang cơ quan thuế mới.

Doanh nghiệp có cần trả lệ phí khi cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính không?

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 57 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không phải nộp bất kì lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp nào khi thực hiện việc cập nhật hoặc bổ sung thông tin trong một số trường hợp nhất định, cụ thể như sau:

• Bổ sung thông tin liên hệ của doanh nghiệp, bao gồm: số điện thoại, số fax, địa chỉ thư điện tử (email) hoặc địa chỉ trang thông tin điện tử (website).
• Điều chỉnh địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh xuất phát từ nguyên nhân thay đổi đơn vị hành chính.
• Cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nhưng không làm thay đổi nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh; đồng thời, trường hợp này không thuộc phạm vi các nghĩa vụ thông báo thay đổi quy định từ Điều 49 đến Điều 54 của Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.

Như vậy, nếu doanh nghiệp thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì việc cập nhật thông tin sẽ được thực hiện miễn phí và không phát sinh nghĩa vụ nộp lệ phí hay phí công bố.

Cập nhật địa chỉ doanh nghiệp khi thay đổi địa giới hành chính là quy trình giúp thông tin pháp lý luôn đồng bộ, đảm bảo quá trình giao dịch, kê khai và quản lý thuế diễn ra thuận lợi, tránh những rủi ro không đáng có. Liên hệ ngay Pix Consulting qua hotline 0981.530.990 để được tư vấn chi tiết và nhận giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.