Cách xử lý hóa đơn đầu vào khi bị sai thông tin là vấn đề nhiều doanh nghiệp thường gặp trong hoạt động kế toán – thuế. Nếu không xử lý đúng quy định, rủi ro về pháp lý và chi phí có thể phát sinh ngoài mong muốn.
Trong bài viết dưới đây, PixConsulting.vn sẽ hướng dẫn chi tiết các bước để doanh nghiệp điều chỉnh hóa đơn chính xác, hợp pháp và an toàn.
Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Căn cứ khoản 13 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025) sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn điện tử phát sinh sai sót được thực hiện theo các nguyên tắc sau:
Đối với hóa đơn điện tử
- Sai sót về tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế và các thông tin qua trọng khác):
Người bán thông báo cho người mua về vấn đề hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán thực hiện gửi Thông báo hóa đơn sai sót đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT – Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa/dịch vụ không đúng quy cách, chất lượng:
Người bán lựa chọn một trong hai phương án: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót.
- Sai lặp nhiều hóa đơn trong cùng tháng:
Trường hợp trong một tháng, người bán phát hành nhiều hóa đơn sai với cùng thông tin về người mua, tên hàng hóa, đơn giá hoặc thuế suất, thì được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để xử lý đồng loạt. Kèm theo đó, phải lập Bảng kê các hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT – Phụ lục IA.
- Văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hoặc thay thế:
-
- Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ nội dung sai sót.
- Nếu người mua là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc công khai thông tin trên website (nếu có).
Văn bản thỏa thuận này phải được lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Sai sót về giá trị thể hiện trên hóa đơn:
-
- Điều chỉnh tăng: ghi số điều chỉnh với dấu “+”.
- Điều chỉnh giảm: ghi số điều chỉnh với dấu “–”, phản ánh đúng giá trị thực tế điều chỉnh.
Trường hợp do cơ quan thuế phát hiện sai sót
Nếu cơ quan thuế xác định hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) được lập sai, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo kiểm tra hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 01/TB-RSĐT – Phụ lục IB. Người bán có trách nhiệm rà soát, kiểm tra lại theo thông báo này và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định.
Khi người bán đã nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo sai sót cho cơ quan thuế, hệ thống Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động phản hồi bằng Mẫu số 01/TB-SSĐT – Phụ lục IB, xác nhận đã tiếp nhận thông tin.
Sai sót liên quan đến bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
Nếu bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế bị thiếu hoặc sai thông tin, người bán có trách nhiệm gửi bảng tổng hợp bổ sung.
Khi điều chỉnh dữ liệu trên bảng tổng hợp, người bán phải ghi rõ các thông tin về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn tại cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” trong Mẫu số 01/TH-HĐĐT – Phụ lục IA, trừ các trường hợp được miễn theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo đúng quy định
Trong thực tế, việc phát sinh sai sót khi lập hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro trong kê khai, doanh nghiệp cần xử lý kịp thời, đúng quy định. Quy trình tiến hành cơ bản gồm 4 bước sau:
- Bước 1: Phân loại sai sót
Doanh nghiệp cần rà soát và xác định rõ sai sót thuộc trường hợp nào, có thể là nhầm lẫn về thông tin trên hóa đơn, sai giá trị tính toán, nhầm mã số hóa đơn hoặc lỗi liên quan đến ký hiệu, số thứ tự.
- Bước 2: Chọn phương án xử lý
Với những sai sót cần báo cáo, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo Phụ lục IA của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Trường hợp chỉ cần chỉnh sửa thông tin nhưng không phải hủy, có thể lập hóa đơn điều chỉnh.
Nếu lỗi nghiêm trọng, không thể khắc phục bằng điều chỉnh, phải lập hóa đơn thay thế.
- Bước 3: Thông báo thông tin cho các bên liên quan
Người bán có trách nhiệm lập và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế (trong trường hợp phải thông báo). Đồng thời, cần thông tin rõ ràng cho người mua, kèm theo văn bản thỏa thuận về nội dung sai sót cũng như cách xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế).
- Bước 4: Phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Sau khi thống nhất, người bán tiến hành ký số và phát hành hóa đơn điện tử mới:
- Với hóa đơn điện tử không có mã, người bán gửi trực tiếp cho người mua.
- Với hóa đơn điện tử có mã, cần gửi cơ quan thuế để được cấp mã trước khi chuyển cho người mua.
Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót tại từng trường hợp cụ thể theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, phát sinh sai sót là điều khó tránh khỏi. Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã quy định rõ cách xử lý đối với từng tình huống cụ thể, nhằm đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và thuận tiện cho doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các trường hợp thường gặp:
Sai thông tin không trọng yếu (Tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế)
Cách xử lý: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót, đồng thời gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý: Không phải lập lại hóa đơn. Sau khi thông báo, người bán gửi cho người mua kết quả xác nhận từ cơ quan thuế.
Sai thông tin trọng yếu (Mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ…)
Khi phát sinh sai sót ảnh hưởng đến nội dung chính của hóa đơn, doanh nghiệp có thể chọn một trong hai phương án sau:
- Phương án 1: Lập hóa đơn với mục đích điều chỉnh
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Nội dung điều chỉnh: Ghi dấu dương (+) nếu tăng, dấu âm (–) nếu giảm.
- Hóa đơn điều chỉnh phải được ký số và gửi cho người mua, đồng thời gửi cơ quan thuế nếu hóa đơn có mã.
- Phương án 2: Lập hóa đơn với mục đích thay thế
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới có nội dung chính xác, trên hóa đơn ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Hóa đơn thay thế được ký số và gửi lại cho người mua, đồng thời thông báo với cơ quan thuế nếu thuộc loại có mã.
Ghi chú: Nếu hai bên có thỏa thuận bằng văn bản về sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, văn bản này cần được lưu giữ để làm căn cứ pháp lý.
Sai sót thông tin do cơ quan thuế phát hiện
Khi cơ quan thuế rà soát và phát hiện hóa đơn sai sót, sẽ có thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Người bán có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định.
Người bán chủ động thông báo sai sót cho cơ quan thuế
Trường hợp người bán phát hiện sai sót và gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, hệ thống sẽ tự động phản hồi bằng Mẫu số 01/TB-SSĐT để xác nhận tiếp nhận.
Các trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập
Ngoài các tình huống nêu trên, doanh nghiệp còn cần lưu ý các trường hợp đặc thù khác:
a) Điều chỉnh theo kết luận của cơ quan nhà nước: Lập hóa đơn phản ánh chênh lệch tăng/giảm theo kết quả thanh tra, kiểm tra, quyết toán.
b) Điều chỉnh chiết khấu thương mại: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc tính giảm trừ trực tiếp trên hóa đơn của lần mua cuối/kỳ tiếp theo, kèm bảng kê chi tiết.
c) Trả lại hàng hóa, dịch vụ:
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa/dịch vụ.
- Trường hợp người mua có sử dụng hóa đơn điện tử, người mua có thể lập hóa đơn trả lại cho người bán.
d) Hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ đã thu tiền trước: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh để phản ánh nghiệp vụ thực tế.
e) Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng (bảo hiểm, ngân hàng, dịch vụ thanh toán, viễn thông…): Người bán hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ lập hóa đơn điều chỉnh, trên đó ghi rõ nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Xử lý hóa đơn điện tử sai sót đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững quy định pháp luật và áp dụng đúng phương án trong từng tình huống cụ thể. Tuy nhiên, trên thực tế không ít doanh nghiệp vẫn lúng túng, dẫn đến rủi ro về thuế và pháp lý.
⇒ Để đảm bảo quá trình xử lý được chính xác, nhanh chóng và an toàn, bạn có thể liên hệ Pix Consulting theo hotline: 0981.530.990 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
Một số điểm cần lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Trong thực tế sử dụng hóa đơn điện tử, việc phát sinh sai sót là điều khó tránh khỏi. Khi đó, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để xử lý. Tuy nhiên, quá trình áp dụng cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc xử lý sai sót nhiều lần: Nếu hóa đơn điện tử đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, các lần xử lý tiếp theo (nếu tiếp tục phát hiện lỗi khác) phải thực hiện theo đúng hình thức đã áp dụng ở lần đầu tiên.
- Trường hợp bắt buộc điều chỉnh: Khi hóa đơn điện tử đã lập bị sai về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn, người bán không được lập hóa đơn thay thế mà phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Cách thể hiện giá trị điều chỉnh: Khi lập hóa đơn điều chỉnh, cần ghi nhận rõ phần giá trị chênh lệch. Nếu điều chỉnh tăng thì thể hiện bằng dấu “+”, nếu giảm thì thể hiện bằng dấu “–”, đảm bảo phản ánh đúng thực tế.
- Khai bổ sung nghĩa vụ thuế: Đối với các hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cả người bán và người mua đều phải khai bổ sung vào kỳ kê khai có phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh hoặc bị thay thế.
- Khai thuế theo thời điểm lập và nhận: Với trường hợp được quy định tại khoản 4 Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người bán thực hiện kê khai tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Khi phát sinh sai sót trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần bình tĩnh rà soát, phân loại lỗi và xử lý đúng theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP để tránh rủi ro về thuế và pháp lý. Việc nắm vững nguyên tắc lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ uy tín trong quan hệ giao dịch.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn trong quá trình áp dụng thực tế, hãy liên hệ pixconsulting.vn theo hotline: 0981.530.990 để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ chi tiết, nhanh chóng và chính xác.
