Hướng dẫn hoàn thuế giá trị gia tăng là chủ đề được nhiều doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh quan tâm, bởi đây là quyền lợi chính đáng giúp giảm bớt đáng kể gánh nặng tài chính. Nắm rõ quy trình và thủ tục hoàn thuế không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu dòng tiền cho hoạt động kinh doanh.
Trong bài viết này, PixConsulting.vn sẽ chia sẻ chi tiết các bước thực hiện hoàn thuế GTGT để người đọc có thể dễ dàng áp dụng hơn trong thực tiễn.
Hoàn thuế GTGT là gì?
Hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) được hiểu là việc cơ quan thuế thực hiện trả lại cho người nộp thuế khoản thuế GTGT đã nộp hoặc chưa được khấu trừ, trong những trường hợp đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.
Cơ chế này nhằm đảm bảo nguyên tắc đánh thuế đúng – đủ, tránh tình trạng thu trùng thuế, đồng thời hỗ trợ tổ chức, cá nhân giảm áp lực tài chính và tăng cường nguồn vốn lưu động. Trên thực tế, hoàn thuế GTGT thường phát sinh trong các trường hợp như: hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ áp dụng thuế suất 0%; dự án đầu tư; hoặc khi doanh nghiệp sử dụng nguồn vốn viện trợ, vay ưu đãi.
Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất hàng hóa xuất khẩu, trong kỳ không phát sinh thuế GTGT đầu ra do áp dụng thuế suất 0%. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải nộp 50 triệu đồng thuế GTGT đầu vào cho nguyên vật liệu. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có quyền đề nghị cơ quan thuế hoàn trả 50 triệu đồng này, nhằm bù đắp chi phí đã nộp và bảo đảm công bằng trong thực hiện nghĩa vụ thuế.
Điều kiện để được hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Quy trình hoàn thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở quy định pháp luật hiện hành, đồng thời phụ thuộc vào tính chất hoạt động sản xuất, kinh doanh của từng cơ sở. Theo đó, để được xem xét hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Hình thức nộp thuế: Doanh nghiệp phải áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT.
- Chứng từ, sổ sách kế toán: Hệ thống chứng từ, sổ kế toán phải được lập và lưu giữ phù hợp với quy định của pháp luật về kế toán; việc kê khai, hạch toán phải đảm bảo tính chính xác, minh bạch.
- Tài khoản ngân hàng: Doanh nghiệp cần có tài khoản thanh toán mở tại ngân hàng, gắn với mã số thuế đã được cấp và thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ pháp lý tương đương.
- Quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Cơ sở kinh doanh phải đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định. Trường hợp thuộc diện không đủ điều kiện khấu trừ thì sẽ không được xem xét hoàn thuế.
- Trách nhiệm của người bán:
-
- Người bán phải thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT đối với hóa đơn đã phát hành cho cơ sở kinh doanh đề nghị hoàn thuế.
- Tại thời điểm nộp hồ sơ hoàn thuế, người bán phải hoàn thành nghĩa vụ khai thuế và không còn nợ thuế GTGT đối với kỳ tính thuế liên quan.
- Cơ quan thuế căn cứ trên dữ liệu hệ thống quản lý thuế điện tử để xác định việc tuân thủ nghĩa vụ của người bán. Nếu phát hiện người bán chưa nộp hồ sơ khai thuế hoặc còn nợ thuế, doanh nghiệp mua sẽ không được hoàn thuế đối với các hóa đơn đó.
- Hồ sơ hoàn thuế: Cơ sở kinh doanh cần lập hồ sơ đề nghị hoàn thuế GTGT theo từng trường hợp cụ thể, gửi đến cơ quan thuế có thẩm quyền. Hồ sơ phải tuân thủ các quy định về quản lý thuế, khai thuế và hoàn thuế theo pháp luật hiện hành.
- Nguyên tắc không trùng lặp khấu trừ – hoàn thuế: Nếu cơ sở kinh doanh đã kê khai số thuế GTGT đầu vào để đề nghị hoàn thuế trong Tờ khai thuế GTGT, thì số thuế này sẽ không được tiếp tục kết chuyển sang kỳ sau để khấu trừ.
Các trường hợp được hoàn thuế GTGT theo quy định pháp luật hiện hành
Theo Luật Thuế GTGT 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành (bao gồm Nghị định 181/2025/NĐ-CP), người nộp thuế chỉ được hoàn thuế trong những trường hợp cụ thể và khi đáp ứng đầy đủ điều kiện kèm theo. Các nhóm trường hợp chính được phân loại như sau:
Hoàn thuế đối với cơ sở kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ
- Thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết: Số thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng hoặc quý nhưng chưa được khấu trừ hết thì được chuyển sang kỳ tiếp theo. Trường hợp sau khi kê khai mà xác định có số thuế nộp thừa thì cơ quan thuế sẽ thực hiện hoàn trả theo hồ sơ đề nghị hoàn thuế của doanh nghiệp.
- Trường hợp chấm dứt hoạt động: Doanh nghiệp giải thể, phá sản, sáp nhập, chia tách, hợp nhất… mà còn số thuế GTGT đã nộp thừa hoặc đầu vào chưa được khấu trừ thì được lập hồ sơ đề nghị hoàn thuế sau khi quyết toán với cơ quan thuế.
- Theo quyết định hoặc điều ước quốc tế: Trường hợp có quyết định hoàn thuế của cơ quan có thẩm quyền hoặc thuộc đối tượng được hoàn thuế theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, người nộp thuế được hoàn theo đúng quy định của văn bản đó.
Hoàn thuế giá trị gia tăng đối với dự án đầu tư
- Dự án đầu tư đang triển khai: Cơ sở kinh doanh kê khai thuế GTGT đầu vào riêng cho dự án đầu tư (trừ dự án xây nhà để bán). Nếu số thuế GTGT đầu vào lũy kế chưa khấu trừ từ 300 triệu đồng trở lên thì được hoàn thuế. Trường hợp dưới mức này, số thuế được kết chuyển sang kỳ kê khai tiếp theo.
- Dự án đầu tư khác địa bàn: Đối với cơ sở kinh doanh có dự án đầu tư tại địa phương khác với nơi đặt trụ sở chính, chưa đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh, chưa đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế thì cũng được áp dụng nguyên tắc trên.
- Doanh nghiệp mới thành lập từ dự án đầu tư: Trong giai đoạn đầu tư (tối thiểu 1 năm), nếu số thuế GTGT đầu vào lũy kế của hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 300 triệu đồng trở lên thì được xem xét hoàn thuế theo từng năm hoặc khi đạt mức 300 triệu đồng.
Hoàn thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu
Nguyên tắc chung: Số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu sau khi bù trừ với thuế GTGT phải nộp của hoạt động tiêu thụ nội địa mà còn từ 300 triệu đồng trở lên thì được hoàn thuế.
Giới hạn số thuế được hoàn: Số thuế được hoàn không vượt quá 10% doanh thu xuất khẩu của kỳ hoàn thuế.
Trường hợp doanh nghiệp vừa xuất khẩu vừa bán trong nước:
- Nếu có thể hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào cho hoạt động xuất khẩu thì áp dụng theo số liệu riêng đó.
- Nếu không, thì tính theo tỷ lệ doanh thu hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu trên tổng doanh thu chịu thuế GTGT của kỳ.
Điều kiện bổ sung: Doanh nghiệp không thuộc diện rủi ro cao về thuế, không vi phạm pháp luật thuế, hải quan, không bị xử lý hành vi buôn lậu hoặc gian lận thương mại trong 2 năm liên tục thì được áp dụng cơ chế hoàn thuế trước – kiểm tra sau.
Hoàn thuế giá trị gia tăng trong các trường hợp đặc thù
- Chương trình/dự án sử dụng vốn ODA không hoàn lại hoặc viện trợ nhân đạo: Chủ dự án, nhà thầu chính hoặc tổ chức được phía tài trợ chỉ định có quyền đề nghị hoàn thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ mua bằng nguồn vốn viện trợ này. Hồ sơ hoàn thuế cần có chứng từ mua bán và giấy tờ chứng minh nguồn vốn ODA/viện trợ.
- Đối tượng hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao: Các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc diện được hưởng ưu đãi miễn trừ ngoại giao khi mua hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam và có hóa đơn GTGT thì được đề nghị hoàn thuế.
- Người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài: Được hoàn thuế GTGT đối với hàng hóa mua tại Việt Nam mang theo khi xuất cảnh, theo thủ tục và giới hạn mà Chính phủ quy định.
Hồ sơ hoàn thuế GTGT (VAT)
Theo quy định pháp luật về thuế GTGT, người nộp thuế khi đề nghị hoàn thuế (không bao gồm các trường hợp theo điều ước quốc tế, hiệp định tránh đánh thuế hai lần, hoặc hoàn thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết khi giải thể, phá sản) phải chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế như sau:
- Văn bản bắt buộc: Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước theo Mẫu số 01/HT ban hành kèm theo Phụ lục I – Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Tài liệu bổ sung: Phụ thuộc vào từng trường hợp hoàn thuế cụ thể, người nộp thuế phải nộp các giấy tờ liên quan theo bảng tổng hợp của pixconsulting.vn dưới đây:
| Trường hợp hoàn thuế | Hồ sơ, tài liệu cần nộp |
| 1. Hoàn thuế dự án đầu tư | – Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư/giấy phép đầu tư (nếu thuộc diện phải cấp).
– Nếu dự án có xây dựng: Bản sao giấy tờ về quyền sử dụng đất, quyết định giao/thuê đất, giấy phép xây dựng. – Chứng từ góp vốn điều lệ. – Giấy phép kinh doanh, chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh hoặc văn bản cho phép của cơ quan có thẩm quyền (đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện). – Bảng kê hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ (Mẫu 01-1/HT). – Quyết định thành lập và quy chế hoạt động của Ban quản lý dự án hoặc chi nhánh (nếu đơn vị này trực tiếp hoàn thuế). |
| 2. Hoàn thuế đối với hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ xuất khẩu | – Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ mua vào (Mẫu 01-1/HT).
– Danh sách tờ khai hải quan đã được thông quan (Mẫu 01-2/HT). |
| 3. Hoàn thuế đối với chương trình, dự án ODA không hoàn lại | 3.1. Trường hợp chủ dự án trực tiếp thực hiện quản lý:
– Điều ước quốc tế/thỏa thuận tiếp nhận vốn ODA. – Quyết định phê duyệt văn kiện hoặc quyết định phê duyệt đầu tư. – Văn kiện dự án/Báo cáo nghiên cứu dự án khả thi. – Giấy đề nghị xác nhận chi phí hợp lệ (đối với chi sự nghiệp) hoặc giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (đối với chi đầu tư). – Bảng kê hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ (Mẫu 01-1/HT). – Văn bản xác nhận của cơ quan chủ quản về hình thức ODA và việc không được NSNN cấp vốn đối ứng. – Văn bản giao quản lý (nếu có phân cấp cho đơn vị khác). – Hợp đồng với nhà thầu chính (nếu nhà thầu lập hồ sơ hoàn thuế). 3.2. Trường hợp vốn ODA do nhà tài trợ trực tiếp quản lý: – Điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận ODA. – Quyết định phê duyệt văn kiện/đầu tư chương trình. – Văn kiện dự án hoặc Báo cáo nghiên cứu dự án khả thi. – Bảng kê khai hóa đơn, chứng từ (Mẫu 01-1/HT). – Văn bản giao nhiệm vụ cho Văn phòng đại diện/tổ chức do nhà tài trợ chỉ định (nếu có). – Văn bản thành lập Văn phòng đại diện (nếu được chỉ định). – Hợp đồng với nhà thầu chính hoặc bản tóm tắt hợp đồng có xác nhận của nhà tài trợ (trường hợp nhà thầu hoàn thuế). |
| 4. Hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ trong nước bằng nguồn viện trợ không hoàn lại (ngoài ODA) | – Quyết định phê duyệt văn kiện dự án, khoản viện trợ phi dự án.
– Giấy đề nghị xác nhận chi phí hợp lệ/giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (nếu viện trợ thuộc NSNN). – Bảng kê khai hóa đơn, chứng từ (Mẫu 01-1/HT). |
| 5. Hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước bằng nguồn viện trợ quốc tế khẩn cấp (cứu trợ, thiên tai) | – Quyết định tiếp nhận viện trợ khẩn cấp hoặc quyết định chủ trương tiếp nhận viện trợ để khắc phục thiên tai, kèm văn kiện viện trợ.
– Bảng kê khai hóa đơn, chứng từ (Mẫu 01-1/HT). |
| 6. Hoàn thuế ưu đãi miễn trừ ngoại giao | – Bảng kê thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ phục vụ cơ quan đại diện ngoại giao (Mẫu 01-3a/HT) có xác nhận chính thức của Cục Lễ tân Nhà nước – Bộ Ngoại giao.
– Bảng kê viên chức ngoại giao thuộc đối tượng được hoàn thuế (Mẫu 01-3b/HT). |
| 7. Hoàn thuế đối với ngân hàng thương mại làm đại lý hoàn thuế cho khách xuất cảnh | – Bảng kê chứng từ hoàn thuế giá trị gia tăng cho người nước ngoài xuất cảnh (Mẫu 01-4/HT). |
| 8. Hoàn thuế theo quyết định của cơ quan chức năng có thẩm quyền | – Quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định pháp luật. |
Quy trình hoàn thuế GTGT chi tiết
Theo Điều 32 Thông tư 80/2021/TT-BTC, người nộp thuế có thể lựa chọn một trong hai phương thức để nộp hồ sơ hoàn thuế GTGT, gồm: nộp trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc nộp hồ sơ giấy trực tiếp (hoặc qua đường bưu chính) đến cơ quan thuế quản lý. Toàn bộ quá trình hoàn thuế được triển khai qua 4 bước cơ bản sau:
Bước 1: Gửi hồ sơ hoàn thuế
Người nộp thuế chuẩn bị hồ sơ theo quy định và thực hiện nộp qua:
- Hệ thống điện tử của Cục Thuế; hoặc
- Bản giấy nộp trực tiếp hoặc gửi bưu điện đến cơ quan thuế.
Bước 2: Tiếp nhận và tiến hành rà soát hồ sơ
Sau khi hồ sơ được gửi đến, cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hình thức và nội dung. Căn cứ kết quả kiểm tra:
- Hồ sơ hợp lệ: phát hành Thông báo tiếp nhận và chấp nhận hồ sơ (Mẫu 02/TB-HT).
- Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót: yêu cầu bổ sung bằng văn bản (Mẫu 03/TB-HT).
- Trường hợp không thuộc diện được hoàn thuế: thông báo bằng Mẫu 04/TB-HT.
Bước 3: Thẩm định hồ sơ
Cơ quan thuế tiến hành đối chiếu dữ liệu, thẩm tra số thuế GTGT đề nghị hoàn. Khi cần thiết, cơ quan thuế có quyền yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc thực hiện kiểm tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác.
Bước 4: Ban hành quyết định
Căn cứ vào kết quả xử lý, cơ quan thuế sẽ ra:
- Quyết định hoàn thuế (Mẫu 01/QĐ-HT) và chuyển khoản số thuế GTGT được hoàn trả vào tài khoản của người nộp thuế; hoặc
- Thông báo từ chối hoàn thuế (Mẫu 04/TB-HT) kèm lý do cụ thể.
Lưu ý quan trọng: Người nộp thuế nên ưu tiên sử dụng hình thức hoàn thuế điện tử vì tính tiện lợi và khả năng theo dõi trạng thái hồ sơ nhanh chóng. Thời hạn cơ quan thuế phản hồi bước tiếp nhận hồ sơ là 03 ngày làm việc, do đó doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra để kịp thời xử lý nếu phát sinh yêu cầu bổ sung.
Pixconsulting.vn tin rằng những thông tin về điều kiện, thành phần hồ sơ và quy trình hoàn thuế GTGT được trình bày trong bài viết sẽ giúp bạn đọc nắm bắt rõ ràng hơn và tự tin thực hiện thủ tục hoàn thuế theo đúng quy định pháp luật.
⇒ Nếu doanh nghiệp cần tư vấn chi tiết, hỗ trợ trực tiếp về thủ tục thuế hoặc các dịch vụ tư vấn liên quan, vui lòng liên hệ Pix Consulting qua hotline: 0981.530.990 để được đội ngũ chuyên gia đồng hành và giải đáp kịp thời.
